Documentenbeheer

VARIO Documentenbeheer biedt oplossingen voor het beheer van al uw documenten en gegevens. Steeds complexere wetgevingen, normeringen en richtlijnen hebben in het verleden tot een overvloed aan documenten, procedures en formulieren geleid. In onze huidige bedrijfscultuur streven we naar een toegankelijkere vorm van documentenbeheer waarbij informatie kort, krachtig en efficiënt doorgegeven kan worden. Een goed beheer van uw documentatie en data zorgt voor structuur, duidelijkheid en eenvoudige toegankelijkheid van gegevens.

VARIO bouwt samen met u een documentenstructuur uit waarin u zelf kunt bepalen wie welke documenten mag, kan en moet raadplegen.

Geautomatiseerd versiebeheer kan bijvoorbeeld op een deel van uw documenten van toepassing zijn. Hoe dan ook kan het reviseren, archiveren en vrijgeven van documenten volledig in VARIO gebeuren. Door middel van workflows en toegekende verantwoordelijkheden worden documenten alleen door de juiste personen aangepast en worden de noodzakelijke medewerkers op de hoogte gebracht wanneer bepaalde procedures of documenten aangepast werden. U kunt voor elk document de historiek van wijzigingen opvragen zodat u in één oogopslag de evolutie van uw proces of procedure kunt raadplegen. De combinatie van documentenbeheer, versiebeheer en toegankelijkheid maakt VARIO de ideale oplossing voor zowel beheerder als gebruiker.

Voordelen

  • "do it the lean way" => informatie in één oogopslag en een gestructureerd beheer; 
  • centraal beheer van al uw documenten;
  • versiebeheer door middel van een workflow die wordt vertaald naar een to-do lijst;             
  • database voor beheerder/auteur/revisor;
  • informatiebron voor de gebruiker, proceseigenaar,…;
  • koppelingen met andere software (Outlook, ERP, SAP,…) zijn mogelijk.

Onze oplossing 'Documentenbeheer' bestaat uit de modules Acties en Workflow, Personeel en Bibliotheek.